AI op het notariskantoor: aktebesprekingen vastleggen

Ja, AI mag een aktebespreking meeschrijven — maar alleen als de geheimhoudingsplicht en de AVG onaangetast blijven, en jij als notaris eindverantwoordelijk blijft. Een aktebespreking raakt bijna altijd bijzonder gevoelige zaken: een testament, een echtscheiding, een bedrijfsovername, een schenking. Alles wat je daar hoort valt onder je geheimhoudingsplicht van artikel 22 van de Wet op het notarisambt [3]. Een AI die meeschrijft wordt daarmee een schakel in jóuw geheimhouding: beslissend is waar het geluid en de tekst heen gaan. Blijft alles binnen je kantoor, dan verlaat het geheim de vertrouwenskring niet. Gaat het naar een cloud-aanbieder, dan deel je vertrouwelijke gegevens met een derde en heb je een grondslag, een verwerkersovereenkomst en meestal een DPIA nodig [4][5][6]. De KNB verwacht bovendien dat je AI-geletterd bent, dat er betekenisvolle menselijke controle is, en dat de notaris altijd het laatste woord houdt [1][2]. De veiligste route is AI lokaal laten meeschrijven, zodat geen woord van het gesprek het kantoor verlaat.

Dit artikel is zorgvuldig samengesteld en van bronnen voorzien, maar is geen juridisch advies. Leg beleidskeuzes altijd voor aan je eigen jurist, FG of DPO.

Waarom een aktebespreking anders is dan een gewoon gesprek

Aan de aktebespreking hangt meer dan een verslag. De notaris heeft een Belehrungsplicht: hij moet partijen voorlichten over de gevolgen van wat ze tekenen, controleren of ze het werkelijk willen en of ze wilsbekwaam zijn. Wat er in die kamer wordt gezegd — twijfels, familieverhoudingen, de reden achter een onterving — is precies het materiaal waar het bij een latere betwisting op aankomt. Een goed dossierverslag is dus geen bureaucratie, maar bewijs.

Tegelijk kost dat verslag tijd. Handmatig uitwerken na afloop kost aandacht die je tijdens het gesprek beter aan de cliënt besteedt, en achteraf sluipen er fouten in. Daar zit de aantrekkingskracht van AI: laat de techniek meeschrijven, dan houd jij je hoofd bij het gesprek. Maar juist omdat een aktebespreking zulke gevoelige informatie bevat, mag je die belofte niet los zien van de vraag waar al dat gesproken woord terechtkomt. Het onderzoek dat de KNB liet uitvoeren was er helder over: AI kan en mag de notaris niet vervangen — je moet begrijpen hoe een systeem werkt en de kwaliteit van in- en uitvoer bewaken [1].

De geheimhoudingsplicht loopt gewoon door

Artikel 22 van de Wet op het notarisambt is onverbiddelijk: de notaris is, voor zover de wet niet anders bepaalt, tot geheimhouding verplicht over alles waarvan hij uit hoofde van zijn werk kennisneemt. Diezelfde plicht geldt voor iedereen die onder zijn verantwoordelijkheid werkt, en ze blijft bestaan ook nadat het ambt of het dienstverband is geëindigd [3]. Dat ambtsgeheim is geen formaliteit; het staat in dienst van de vertrouwensrelatie tussen notaris en cliënt en van de bijzondere positie van het notariaat in het rechtsbestel [3].

Een AI die meeschrijft is geen schending op zichzelf — een dictafoon of een tekstverwerker is dat immers ook niet. De vraag is niet "gebruik ik een hulpmiddel?", maar "bereikt het geheim via dat hulpmiddel iemand die het niet mag weten?". Zolang de verwerking binnen je kantoormuren blijft, wordt niets gedeeld. Verlaat het gesproken woord die muren richting een externe server, dan kent op dat moment een derde partij de inhoud van een vertrouwelijke aktebespreking. Dezelfde logica geldt overigens voor de vertrouwelijkheid bij bemiddeling; die werkten we uit in Mediation en vertrouwelijkheid: verslaglegging zonder derde partij.

Wat de KNB van je verwacht: geletterdheid, weegschaal, mens

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft AI-gebruik niet verboden, maar wél ingekaderd. Drie verwachtingen springen eruit.

• AI-geletterdheid. De KNB stelt dat AI-geletterdheid verplicht is voor notarissen en hun medewerkers: je moet herkennen wanneer AI wordt ingezet, begrijpen hoe het werkt en er verantwoord mee omgaan [1]. Die eis komt rechtstreeks uit artikel 4 van de Europese AI-verordening, dat sinds 2 februari 2025 van kracht is en geldt voor iedere organisatie die AI-systemen gebruikt — niet alleen voor bouwers [7].
• De AI-weegschaal. In november 2025 publiceerde de KNB de "AI-weegschaal": een document dat de belangrijkste aandachtspunten overzichtelijk in kaart brengt en laat zien welke verantwoordelijkheden bij de notaris blijven, om een goed onderbouwd besluit over het wel of niet gebruiken van AI te ondersteunen [2]. Toepassingen rond cliëntbeoordeling, identiteitscontrole of het beoordelen van documenten kunnen onder de AI-verordening als hoog-risico gelden — juist die vragen om extra zorgvuldigheid [1].
• Betekenisvolle menselijke tussenkomst. De KNB wijst nadrukkelijk op de vraag of er sprake is van betekenisvolle menselijke tussenkomst — human-in-the-loop — en of ingevoerde gegevens in Europa worden opgeslagen en niet worden gebruikt om het AI-model te trainen [1]. De mens blijft de poortwachter; de notaris tekent, de machine niet.

De AVG-kant: verwerker, DPIA en waar de data landt

Een aktebespreking bevat volop persoonsgegevens, en vaak ook bijzondere of gevoelige categorieën. Zodra je een externe AI-dienst inschakelt om die te transcriberen of samen te vatten, wordt die dienst juridisch een verwerker. Dan schrijft de AVG een verwerkersovereenkomst voor, waarin onder meer geheimhouding, beveiliging, het melden van datalekken, audits en het wissen van gegevens zijn vastgelegd [5]. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt bovendien dat veel publieke AI-diensten alle ingevoerde gegevens in hun cloud bewaren; voer je daar vertrouwelijke dossiers in, dan bestaat het risico dat die door de aanbieder worden ingezien of buiten de EU worden opgeslagen [4].

Daar komt de DPIA bij. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling is verplicht wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de betrokkenen — bijvoorbeeld bij systematische, grootschalige verwerking van gevoelige gegevens [6]. Het opnemen en door AI laten verwerken van vertrouwelijke aktebesprekingen valt al snel in die categorie. Let op: lokaal verwerken maakt de uitkomst van een DPIA vaak gunstiger, maar de plicht om de afweging te maken vervalt daarmee niet.

Cloud of lokaal: waar de aktebespreking heen gaat

Omdat de geheimhoudingsplicht staat of valt met de vraag "waar gaat het geheim heen?", is de architectuur van je AI-hulpmiddel geen technisch detail maar de kern van de complianceafweging. Bij een cloud-notetaker verlaat elk woord je kantoor en groeit de keten van partijen die bij het geheim kunnen: de aanbieder, diens onderaannemers en mogelijk servers buiten de EU. Elke schakel is een plek waar een vertrouwelijke bespreking kan lekken — en precies daarover stelt de AP haar indringende vragen [4]. Waarom cloudgebruik ook via de gedragsregels van de beroepsgroep aandacht vraagt, lees je in De Orde en AI: wat gedragsregels zeggen over cloudgebruik.

Bij een lokale opzet verlaat de bespreking het kantoor niet. Er is geen verwerker die meeluistert, geen keten om te borgen en geen derde die het geheim kent — het ambtsgeheim blijft binnen de muren waar het thuishoort. Zo is Verbinn opgezet: transcriptie en verslag draaien volledig lokaal op één Mac in je eigen pand, er wordt gemeten dat geen woord van het gesprek naar buiten gaat, elk verslag is een concept tot een mens het goedkeurt, en de audio wordt na goedkeuring gewist. Het geheim wordt zo nooit met een derde gedeeld — technisch afgedwongen, niet alleen op papier.

Zo leg je een aktebespreking veilig vast

Wil je AI een aktebespreking laten vastleggen zonder je geheimhoudingsplicht of de AVG te schenden, loop dan deze punten na:

• Weet waar het geheim heen gaat. Blijft alles op je eigen kantoor, of gaat het naar een externe server? Vraag het na en laat het aantonen [1][4].
• Regel een verwerkersovereenkomst met geheimhouding, beveiliging, datalekmelding en afspraken over onderaannemers en het land van verwerking — bij elke externe dienst [5].
• Maak een DPIA zodra je gevoelige besprekingen systematisch laat opnemen en verwerken [6].
• Informeer partijen en vraag toestemming vóór de opname, en leg die toestemming aantoonbaar vast. Nooit heimelijk laten meeschrijven.
• Weeg de toepassing met de AI-weegschaal en zorg dat je AI-geletterd bent — voor jezelf én je medewerkers [1][2][7].
• Houd betekenisvolle controle. Behandel elk AI-verslag als concept, controleer het tegen wat werkelijk is gezegd en keur het pas daarna goed; de notaris blijft eindverantwoordelijk [1][2].
• Wis de audio na verwerking en bewaar alleen het gecontroleerde dossierverslag.