Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Versie 1.0 · 14 september 2026. Dit is de overeenkomst waarnaar het vinkje bij het bestellen verwijst. Hij hoort bij de dienst Verbinn en geldt naast de algemene voorwaarden.
Waarom deze overeenkomst kort is
Bij de meeste AI-verslagdiensten gaat gespreksinhoud naar de leverancier, en dan moet een verwerkersovereenkomst regelen wat die leverancier ermee mag. Bij Verbinn draait de verwerking op apparatuur van de klant zelf: audio, transcripten en verslagen staan op de Kern in het eigen pand en komen daar niet vandaan. Ruberio heeft er geen toegang toe.
Wat wél tussen de Kern en Ruberio loopt, staat hieronder in artikel 4 tot en met 6 — uitputtend, met de veldenlijst erbij. Dat is de hele omvang van de verwerking.
De overeenkomst
Artikel 1 — Partijen en rollen
Verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie die Verbinn afneemt en die bepaalt welke gesprekken worden opgenomen en waarvoor de verslagen worden gebruikt.
Verwerker is Ruberio, de partij waarmee de overeenkomst wordt gesloten en die Verbinn levert en onderhoudt. De bedrijfsgegevens staan in de algemene voorwaarden.
Deze overeenkomst geldt vanaf het moment waarop de verwerkingsverantwoordelijke bij het bestellen akkoord geeft, en loopt zolang de dienst wordt afgenomen.
Artikel 2 — Onderwerp en duur
Onderwerp is de levering en het onderhoud van Verbinn: een lokaal draaiend systeem dat gesprekken opneemt, transcribeert en er een conceptverslag van maakt dat een mens goedkeurt. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt en eindigt zoals beschreven in artikel 10.
Artikel 3 — Aard en doel van de verwerking
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens met Verbinn voor het vastleggen en verslagleggen van gesprekken. De verwerker verwerkt uitsluitend persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, te onderhouden en te ondersteunen — en niet voor eigen doeleinden.
De verwerker traint geen modellen op gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en gebruikt die gegevens niet voor productverbetering, statistiek of marketing.
Artikel 4 — Categorieën betrokkenen en gegevens
Op de Kern, in het pand van de verwerkingsverantwoordelijke:
- Betrokkenen: de deelnemers aan de opgenomen gesprekken (bijvoorbeeld cliënten, patiënten of hun naasten) en de medewerkers die de opnames maken.
- Gegevens: audio-opnamen, transcripten, conceptverslagen en goedgekeurde verslagen, de titel en het doel van een gesprek, opgegeven deelnemers, en accountgegevens van medewerkers. Afhankelijk van het gesprek kunnen dit bijzondere persoonsgegevens zijn, waaronder gegevens over gezondheid.
De verwerker heeft geen toegang tot deze gegevens. Ze staan op apparatuur van de verwerkingsverantwoordelijke, achter diens eigen toegangsbeheer, en er is geen beheerderstoegang op afstand tot gespreksinhoud.
Artikel 5 — Wat de Kern wél naar de verwerker stuurt
Een Kern die op afstand beheerd wordt, stuurt elke vijf minuten een statusbericht naar de beheeromgeving van de verwerker. Dat bericht kan uitsluitend de volgende velden bevatten; het systeem kan er technisch niets anders in zetten en een test bewaakt dat:
- softwareversie en hoe lang de Kern draait
- vrije schijfruimte en de lengte van de verwerkingswachtrij
- tijdstip, slagen of falen en omvang van de laatste back-up
- tijdstip en uitkomst van de laatste hersteltest
- het aantal gemeten uitgaande netwerkverbindingen
- of het taalmodel geladen is
- aantallen verwerkte en mislukte verslagen in 24 uur, en herstarts van de verwerker
- de wachttijd van de oudste wachtende taak
- aantallen actieve medewerkers, gekoppelde apparaten en openstaande koppelcodes
Dit zijn uitsluitend technische en geaggregeerde gegevens. Er zitten geen gesprekstitels in, geen namen, geen transcripten en geen aantallen per individuele gebruiker.
Daarnaast onderhoudt een op afstand beheerde Kern een beveiligde tunnel naar de beheeromgeving, zodat een beheerder van de verwerkingsverantwoordelijke ook van buiten het pand bij de eigen Kern kan. Die tunnel geeft de verwerker geen toegang tot gespreksinhoud; toegang vereist een account op de Kern zelf.
Een Kern die uitsluitend op het eigen netwerk draait, stuurt niets — dan is er ook geen statusbericht en geen tunnel.
Artikel 6 — Subverwerkers
Voor gespreksinhoud zijn er geen subverwerkers. Er wordt geen audio, transcript of verslag naar een cloud-AI-dienst of een andere derde gestuurd.
De verwerker schakelt wel de volgende partijen in voor de dienst eromheen:
- Stripe — betaalverwerking bij het afsluiten van het abonnement. Verwerkt naam, e-mailadres, organisatienaam en betaalgegevens van de besteller. Geen gespreksgegevens.
- De hostingpartij van de beheeromgeving — draait de server waarop de statusberichten uit artikel 5 en de tunnel binnenkomen, binnen de Europese Unie.
- Resend — verzendt e-mail over de dienst (bijvoorbeeld een storingsmelding aan de beheerder). Verwerkt e-mailadres en de inhoud van dat bericht.
De verwerker meldt het vooraf wanneer hij een subverwerker wil toevoegen of vervangen. De verwerkingsverantwoordelijke kan daartegen bezwaar maken; komen partijen er niet uit, dan mag de verwerkingsverantwoordelijke de overeenkomst beëindigen.
Artikel 7 — Beveiliging
De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen. Wat in de geleverde software zit:
- schijfversleuteling op de Kern (FileVault) wordt bij de installatie afgedwongen;
- opnamen die nog niet naar de Kern zijn verstuurd, staan versleuteld op het apparaat van de medewerker;
- verkeer tussen apparaat en Kern loopt over TLS met een vastgepind certificaat van die specifieke Kern, en koppelen vereist een controlegetal dat de Kern toont;
- toegang per medewerker, met rollen, en een auditlog van gevoelige handelingen;
- instelbare bewaartermijnen die audio, transcripten en verslagen automatisch vernietigen, met een blokkade voor gevallen waarin juist bewaard moet worden;
- een nachtelijke versleutelde back-up en een periodieke hersteltest.
Het beheer van de apparatuur zelf — fysieke toegang, gebruikersbeheer, besturingssysteem-updates — ligt bij de verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 8 — Meldplicht bij een datalek
Wordt de verwerker bekend met een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de verwerkingsverantwoordelijke raakt, dan meldt hij dat zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur, met wat er bekend is over aard, omvang, waarschijnlijke gevolgen en genomen maatregelen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen doet de verwerkingsverantwoordelijke; de verwerker verleent daarbij medewerking.
Omdat de gegevens op apparatuur van de verwerkingsverantwoordelijke staan, zal een incident daar in de regel eerder bekend zijn dan bij de verwerker.
Artikel 9 — Rechten van betrokkenen en bijstand
Verzoeken van betrokkenen — inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid — handelt de verwerkingsverantwoordelijke zelf af. Dat kan ook: de software bevat de knoppen ervoor. De behandelaar kan een gesprek met opgave van reden definitief verwijderen (inclusief audio, transcript en alle versies), een beheerder kan dat ook voor een medewerker die is vertrokken, en beide handelingen komen in het auditlog. Er is een blokkade voor gesprekken die juist bewaard moeten blijven.
De verwerker verleent redelijke bijstand bij deze verzoeken en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Het afnemen van Verbinn heft geen enkele verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke op — een DPIA blijft verplicht waar die verplicht is.
Artikel 10 — Einde van de overeenkomst
Bij beëindiging blijven de gegevens staan waar ze al stonden: op de apparatuur van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker hoeft niets terug te geven en heeft niets te wissen, omdat hij niets van de gespreksinhoud heeft.
De verwerker verwijdert binnen dertig dagen na beëindiging de statusgegevens uit artikel 5 en de tunnelregistratie van de betreffende Kern, met uitzondering van wat hij wettelijk moet bewaren (zoals de administratie rond de betaling).
Artikel 11 — Doorgifte buiten de EER
De beheeromgeving staat binnen de Europese Unie. Voor gespreksinhoud is doorgifte niet aan de orde: die verlaat de apparatuur van de verwerkingsverantwoordelijke niet. Voor de subverwerkers uit artikel 6 gelden hun eigen doorgiftewaarborgen.
Artikel 12 — Controle
De verwerkingsverantwoordelijke mag de naleving van deze overeenkomst controleren. De verwerker verstrekt daarvoor op verzoek de beschikbare informatie. Een controle ter plaatse wordt vooraf in overleg gepland en ten hoogste eenmaal per jaar uitgevoerd, tenzij een concrete aanleiding vaker nodig maakt.
Een groot deel is zelf na te rekenen zonder de verwerker: het uitgaande netwerkverkeer van de Kern is te meten, en de beheeromgeving toont welke verbindingen verwacht zijn. Zie Voor de FG & IT.
Artikel 13 — Geheimhouding
Personen die namens de verwerker toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens, zijn tot geheimhouding verplicht.
Artikel 14 — Wijzigingen
Wijzigingen worden vooraf gemeld met een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Wijzigingen die de positie van de verwerkingsverantwoordelijke wezenlijk verslechteren, gelden pas na diens akkoord.
Vragen over deze overeenkomst?
Een functionaris gegevensbescherming die dit nagaat, vindt de technische onderbouwing op Voor de FG & IT. Staat er iets in dat niet aansluit bij jullie situatie, laat het weten via contact — dan bespreken we het vóór de bestelling in plaats van erna.