31–36% administratietijd: de cijfers achter de regeldruk

Zorgmedewerkers besteden gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie zoals rapporteren en registreren — bijna een derde. Dat blijkt uit het meest recente onderzoek van het CBS over het tweede kwartaal van 2025 [1]. In sommige sectoren ligt het nog hoger: bij huisartsen en gezondheidscentra en bij ziekenhuizen gaat het om 36 procent, in de jeugdzorg zelfs om 38 procent [1]. De langdurige zorg wordt apart gemeten door Berenschot, dat op gemiddeld 34 procent uitkomt — terwijl medewerkers zelf 23 procent acceptabel vinden [2]. De bandbreedte van ongeveer 31 tot 36 procent (en hoger) is dus geen schatting, maar komt uit twee onafhankelijke, langlopende metingen. Het somberste cijfer: in vijf jaar is er nauwelijks iets veranderd. In het tweede kwartaal van 2021 was het gemiddelde 30 procent [1]. Hieronder vind je alle cijfers per bron en per sector, waarom de metingen verschillen, en wat de afspraak van 20 procent uit het zorgakkoord waard is.

Dit artikel is zorgvuldig samengesteld en van bronnen voorzien, maar is geen zorginhoudelijk, medisch of juridisch advies. Wat er in een dossier hoort, bepaalt je eigen beroepsstandaard, je organisatiebeleid en je professionele oordeel — niet dit artikel en niet een AI.

De CBS-cijfers: 31 procent gemiddeld, 36 procent in de piek

De meest gezaghebbende bron is het CBS. Uit de werknemersenquête voor het onderzoeksprogramma Arbeidsmarkt Zorg en Welzijn (AZW) blijkt dat medewerkers in zorg en welzijn in het tweede kwartaal van 2025 gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie besteedden [1]. Dat is opgebouwd uit twee delen: 16,9 procent gaat op aan het rapporteren over de zorgverlening zelf, en 13,9 procent aan organisatorische registratie [1].

Het gemiddelde verbergt grote verschillen per sector. Volgens dezelfde CBS-cijfers zijn de uitschieters:

• Jeugdzorg — 38 procent. De hoogste administratielast van alle gemeten sectoren (24,6 procent rapportage plus 13,0 procent organisatorisch) [1].
• Huisartsen en gezondheidscentra — 36 procent. Vooral rapportage over de zorg zelf (24,8 procent) [1].
• Ziekenhuizen en overige gespecialiseerde zorg — 36 procent (22,9 procent rapportage plus 12,6 procent organisatorisch) [1].

Anders gezegd: waar het gemiddelde op bijna een derde ligt, gaat in de drukste sectoren ruim een derde van elke werkdag op aan schrijven en registreren in plaats van aan de cliënt of patiënt.

De Berenschot-meting: 34 procent in de langdurige zorg

Naast het CBS meet adviesbureau Berenschot de administratieve tijdsbesteding specifiek in de langdurige zorg. In het onderzoek van 2025 — met bijna 2.000 respondenten en inmiddels meer dan 18.500 metingen sinds 2016 — komt Berenschot uit op gemiddeld 34 procent van de werktijd [2]. Dat is opvallend dicht bij het CBS-cijfer, hoewel het via een andere methode en bij een andere groep is gemeten.

Het scherpst is misschien wel het verschil met wat medewerkers zélf redelijk vinden: zij noemen gemiddeld 23 procent acceptabel [2]. Dat gat van ongeveer 11 procentpunten is precies de ruimte die als onnodige of onwenselijke last wordt ervaren. En het is structureel: tussen de deelsectoren — verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT), gehandicaptenzorg (GHZ) en geestelijke gezondheidszorg (GGZ) — verschilt de administratieve tijdsbesteding nauwelijks; overal ligt het rond de 34 procent, met een acceptabel geacht niveau tussen de 22 en 24 procent [2]. Volgens Berenschot gaat die tijd vooral op aan cliëntdossiers, rapportages en overleg of overdracht [2].

Waarom de cijfers verschillen

Je ziet in het publieke debat getallen van 31 tot 36 procent, en soms 40 procent, door elkaar lopen. Dat komt niet doordat iemand het verkeerd heeft, maar doordat er verschillende dingen worden gemeten. Een paar dingen om in gedachten te houden als je met deze cijfers werkt:

• Verschillende populaties. Het CBS meet heel zorg en welzijn en splitst naar sector; Berenschot zoomt in op de langdurige zorg. Een gemiddelde over alles ligt lager dan de piek in één zware sector.
• Verschillende methode. Beide zijn zelfrapportage via een enquête, maar de vraagstelling en de indeling in categorieën verschillen. Kleine definitieverschillen — telt overleg mee, telt reistijd mee — verschuiven het percentage.
• Gemeten versus streefwaarde. Het cijfer van 40 procent dat je in beleidsstukken tegenkomt, is vaak het vertrekpunt dat partijen willen halveren, niet per se een losse meting [3]. Verwar de doelstelling niet met de meting.

De gezonde conclusie: geen van de bronnen spreekt de andere tegen. Ze wijzen allemaal dezelfde kant op — ergens tussen een derde en ruim een derde van de werktijd gaat op aan administratie, en dat is meer dan zorgverleners zelf verantwoord vinden.

Vijf jaar amper bewogen — en de belofte van 20 procent

Het meest ontnuchterende cijfer staat niet in één meting, maar in de tijdreeks. Het CBS stelt vast dat de tijd die zorg- en welzijnsmedewerkers aan rapporteren en registreren besteden in vijf jaar nauwelijks is veranderd: 30 procent in het tweede kwartaal van 2021, 31 procent in 2025 [1]. Vakmedium Medisch Contact vatte het bondig samen: de last is in vijf jaar onveranderd gebleven [4]. Ondanks alle ontregel-initiatieven staat de teller vrijwel stil.

Dat is relevant omdat er wél een harde afspraak ligt. In het Integraal Zorgakkoord (IZA) en het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA) is afgesproken de administratieve last te halveren, met als doel dat zorgverleners vanaf 2030 maximaal 20 procent van hun tijd aan administratie besteden [3]. Om dat te bewaken is een Regiegroep Aanpak Regeldruk ingesteld, met speciale gezanten die erop moeten toezien dat de afspraken ook echt in de praktijk landen [3]. Of dat lukt, is de vraag: met een vertrekpunt rond 31 tot 36 procent en een teller die vijf jaar amper bewoog, is de sprong naar 20 procent fors. We gaan daar dieper op in in Het IZA-akkoord en 20% administratietijd: haalbaar of luchtkasteel?.

Waar de tijd zit — en wat eraan te doen is

Beide onderzoeken wijzen naar dezelfde plek. Het grootste deel van de administratietijd zit niet in losse formulieren, maar in het rapporteren over de zorg zelf: het CBS meet 16,9 procent voor zorgrapportage tegen 13,9 procent voor organisatorische registratie [1], en Berenschot noemt cliëntdossiers, rapportages en overdracht als de grootste posten [2]. Juist dáár — het omzetten van een gesprek in een bruikbaar verslag — valt tijd te winnen zonder aan een verplichting te tornen.

Daar kunnen AI-gespreksverslagen echt verschil maken: het gesprek wordt getranscribeerd en automatisch tot een conceptverslag geordend, zodat jij nog leest, corrigeert en goedkeurt in plaats van vanaf nul typt. De kwaliteitseis blijft overeind, want het blijft een concept tot een mens het goedkeurt. Verbinn is daar bewust op ontworpen: elk verslag is een concept, elke zin is klikbaar naar de letterlijke bronregel in het gesprek, en er verlaat geen woord van het gesprek je organisatie doordat alles lokaal op één Mac in je eigen pand draait. Dat de cliënt weet dat er wordt opgenomen, hoort daarbij; hoe je dat goed doet lees je in Wat vindt de cliënt ervan? Opnemen bespreekbaar maken in de spreekkamer.