De beveiligingsvragenlijst van je IT-afdeling: 20 antwoorden voor AI-scribes

Voordat een AI-scribe je organisatie in mag, stuurt de IT- of security-afdeling meestal een vragenlijst: waar staat de data, wie kan erbij, wat gebeurt er bij een incident, en voldoet de leverancier aan NEN 7510? Dit artikel loopt de twintig vragen langs die je vrijwel altijd tegenkomt, met per vraag het antwoord dat een verdedigbare AI-scribe zou moeten geven. Kort samengevat: een goed antwoord is concreet en controleerbaar. "De data staat veilig in de cloud" is geen antwoord; "de verwerking gebeurt op één machine in ons eigen pand, en je kunt met een netwerkmonitor zelf zien dat geen enkele uitgaande verbinding gespreksinhoud draagt" wel. Gebruik de lijst hieronder twee kanten op: als leverancier om je eigen antwoorden aan te scherpen, en als koper om de antwoorden van een aanbieder te toetsen. Een vragenlijst vervangt geen DPIA of verwerkersovereenkomst — maar hij is wel de snelste manier om te zien of een leverancier weet waar hij het over heeft.

Dit artikel is zorgvuldig samengesteld en van bronnen voorzien, maar is geen juridisch advies. Leg beleidskeuzes altijd voor aan je eigen jurist, FG of DPO.

Waarom je die lijst krijgt

Een AI-scribe luistert gesprekken af en zet ze om in een verslag. In de zorg gaat dat bijna altijd om bijzondere persoonsgegevens: gezondheidsdata. Daarvoor gelden strengere regels, en je IT-afdeling wil vóór ingebruikname weten hoe die data beschermd is. In de zorg is dat niet vrijblijvend: NEN 7510 is dé Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg, sluit nauw aan op ISO 27001 en ISO 27002, en wordt via wetgeving als de Wabvpz en de Uitvoeringswet AVG in de praktijk afgedwongen [1][5]. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd houdt er ook toezicht op [4]. Een beveiligingsvragenlijst is de manier waarop een organisatie die eigen zorgplicht doorzet naar een leverancier. Hoe concreter de antwoorden, hoe makkelijker je later een DPIA en een verwerkersovereenkomst rond krijgt.

Blok 1 — Dataverwerking en locatie (vraag 1–5)

1. Waar wordt onze data verwerkt en opgeslagen? Het beste antwoord noemt een fysieke plek, geen abstractie. Bij een lokale opzet: op één machine in je eigen pand — bij Verbinn heet die de Kern, een Mac met Apple Silicon die de organisatie zelf koopt. Bij een clouddienst hoort hier een regio en een datacenter te staan.
2. Verlaat onze data ooit de organisatie? Vraag om bewijs, niet om een belofte. Een verdedigbaar antwoord: nee, en je kunt het meten — met een netwerkmonitor zie je welke verbindingen er zijn en waarvoor tijdens transcriptie en verslag. "Geen woord van het gesprek verlaat je pand" is alleen iets waard als je het zelf kunt controleren.
3. Welke subverwerkers zijn betrokken? Elke externe partij die meekijkt (transcriptiedienst, taalmodel-API, opslag) is een subverwerker en telt mee in je risico. Volgens de AVG moet een subverwerker minimaal hetzelfde beschermingsniveau bieden en moet je er vooraf over geïnformeerd worden [2]. Het sterkste antwoord is: geen subverwerker voor gespreksinhoud, omdat de verwerking lokaal draait.
4. In welk land en welke cloud staat de infrastructuur? Dit is de Cloud Act- en dataresidentie-vraag. Draait iets bij een Amerikaanse aanbieder, dan is data in theorie opvraagbaar onder buitenlands recht. Geen cloud betekent dat deze vraag simpelweg niet van toepassing is.
5. Gebruiken jullie onze gesprekken om AI-modellen te trainen? Het enige acceptabele antwoord voor zorgdata is: nee, nooit. Let op de kleine lettertjes bij cloud-AI, waar invoer soms standaard voor productverbetering gebruikt mag worden.

Blok 2 — Toegang en versleuteling (vraag 6–9)

6. Is data versleuteld, in rust en tijdens transport? Verwacht een concreet ja voor beide. Bij een lokale opzet zonder transport over internet verschuift het zwaartepunt naar versleuteling in rust en fysieke toegang tot de machine.
7. Wie heeft toegang, en op basis van welke rollen? Goede systemen werken met rollen en rechten, zodat een medewerker alleen bij zijn eigen gesprekken kan en een beheerder bij de instellingen. Vraag hoe toegang wordt ingetrokken als iemand uit dienst gaat.
8. Hoe worden gebruikers geauthenticeerd? Sterke authenticatie hoort standaard te zijn. Vraag of accounts aan je eigen identiteitsbeheer gekoppeld kunnen worden en of tweestapsverificatie mogelijk is.
9. Hoe zijn back-ups en mobiel gebruik beveiligd? Data op verplaatsing is het grootste lek. Een goed antwoord beschrijft hoe offline werk — bijvoorbeeld tijdens een huisbezoek — in een versleutelde opslag staat die pas na terugkeer veilig synchroniseert.

Blok 3 — AI-specifieke vragen (vraag 10–13)

Dit is het blok waar veel standaardvragenlijsten nog te dun zijn. Een AI-scribe brengt risico's die klassieke software niet heeft: het model kan dingen verzinnen, en het neemt beslissingen die een mens moet kunnen controleren.

10. Welk model gebruiken jullie en waar draait het? Vraag naar namen en naar de plek. Een transparant antwoord noemt zowel het transcriptiemodel als het taalmodel en waar ze draaien — lokaal op je eigen hardware, of in een externe API. Dat verschil bepaalt je hele risicoprofiel.
11. Hoe gaan jullie om met fouten en verzinsels ("hallucinaties")? Beloof geen enkele leverancier je foutloosheid; taalmodellen maken fouten. Het juiste antwoord gaat over controleerbaarheid: kun je bij elke zin in het verslag terug naar de letterlijke bronregel uit het gesprek? Die bewijsweergave maakt een fout vindbaar in seconden.
12. Zit er een mens tussen vóór het verslag gebruikt wordt? Voor gezondheidsdata moet het antwoord ja zijn. Elk verslag hoort een concept te blijven tot een bevoegd mens het heeft gereviewd en goedgekeurd — bij voorkeur technisch afgedwongen, zodat er zonder goedkeuring niets geëxporteerd kan worden. Meer hierover in human-in-the-loop bij AI-verslagen.
13. Neemt het systeem zelfstandig besluiten over mensen? Een scribe hoort geen geautomatiseerde besluiten te nemen; hij ondersteunt een professional die zelf beslist. Dat is ook relevant voor je DPIA, want geautomatiseerde besluitvorming is een aparte risicofactor.

Blok 4 — Governance en compliance (vraag 14–20)

14. Voldoen jullie aan NEN 7510? Wees hier precies. Software kan zelf niet "NEN 7510-gecertificeerd" zijn — certificering geldt voor een organisatie en haar managementsysteem. Een eerlijk antwoord luidt: het product is ontworpen om jouw NEN 7510-traject te ondersteunen, met maatregelen die aansluiten op de normeisen [1]. Verder lezen: AI-tools toetsen aan NEN 7510.
15. Is er een verwerkersovereenkomst en wie is de verwerker? Zodra een externe partij namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG verplicht [2]. Die moet onder meer afspraken bevatten over beveiliging, subverwerkers, auditrechten en het teruggeven of wissen van data na afloop [2][6]. Bij een volledig lokale opzet waar de data je pand niet verlaat, verandert de rolverdeling — laat dat altijd door je eigen jurist beoordelen.
16. Hebben wij een DPIA nodig? Vrijwel zeker ja, en die plicht vervalt niet omdat een leverancier "veilig" claimt. De Autoriteit Persoonsgegevens verplicht een DPIA onder meer bij grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens; voldoe je aan twee of meer van de negen Europese criteria, dan is een DPIA in de regel nodig [3]. Zorg-AI scoort daar snel op.
17. Houden jullie een auditlog bij? Vraag naar een append-only logboek: wie deed wat, wanneer, en niet achteraf te wijzigen. Dat is wat je nodig hebt om een incident te reconstrueren en om verantwoording af te leggen.
18. Wat is het bewaarbeleid en hoe wordt data gewist? Dataminimalisatie is een AVG-eis. Een goed antwoord beschrijft concreet wat wanneer verdwijnt — bijvoorbeeld dat de ruwe audio na goedkeuring van het verslag wordt gewist, zodat je alleen het gecontroleerde eindproduct bewaart.
19. Wat gebeurt er bij een datalek? Vraag naar het incidentproces en de meldtermijnen. Bij een lokale opzet is het aanvalsoppervlak kleiner, maar de vraag blijft: hoe merk je een lek op en wie waarschuwt wie? Leg ook vast dat de leverancier je tijdig informeert, zodat jij je eigen meldplicht kunt nakomen.
20. Mogen wij het zelf controleren (auditrecht)? Het auditrecht uit artikel 28 AVG hoort in de overeenkomst uitgewerkt te worden [6]. Het beste bewijs is iets dat je vandaag nog kunt doen: open een netwerkmonitor, gebruik de scribe, en tel de externe verbindingen. Een leverancier die dat aanmoedigt in plaats van afhoudt, geeft het sterkste antwoord van de hele lijst.

Rode vlaggen in de antwoorden

Niet elk antwoord is even geruststellend. Let vooral op deze:

• "Wij zijn NEN 7510-gecertificeerd" over de software zelf. Certificering geldt voor een organisatie, niet voor een app. Een correcte leverancier zegt "ontworpen om certificering te ondersteunen".
• "Je hoeft geen DPIA meer te doen." Onjuist en een risico voor jou als verwerkingsverantwoordelijke — de plicht ligt bij jouw organisatie [3].
• "Het model maakt geen fouten." Geen enkel taalmodel is foutloos. Vraag door naar controleerbaarheid in plaats van naar beloftes.
• Vaagheid over locatie en subverwerkers. Als niemand precies kan zeggen waar de data staat en wie meekijkt, kun je het risico niet inschatten — en dus niet verantwoorden.