De businesscase voor AI-verslaglegging: rekenvoorbeeld per organisatiegrootte

De businesscase voor AI-verslaglegging is verrassend simpel: je zet de bespaarde rapportagetijd (in euro's) af tegen de kosten van het systeem. Zorgmedewerkers besteden gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie, in de jeugdzorg zelfs 38 procent [1]. Reken je conservatief met een all-in uurtarief van 30 euro — afgeleid van het CAO VVT-salaris [6] — dan kost een licentie van 45 euro per medewerker per maand ongeveer anderhalf uur werktijd. Anders gezegd: bespaart AI-verslaglegging meer dan anderhalf uur rapportagetijd per medewerker per maand, dan is het al winstgevend. Dat is een lage lat: het is nog geen 3 procent van de tijd die een fulltimer maandelijks aan administratie kwijt is. In de rekenvoorbeelden hieronder — voor een kleine praktijk (5), een middelgrote organisatie (30) en een grote instelling (120 medewerkers) — komt de jaarlijkse besparing steeds ruim boven de kosten uit, ook met behoedzame aannames. Belangrijk: het zijn illustratieve sommen, geen garanties. De echte winst zit bovendien niet alleen in de euro's.

De formule: zo bouw je de businesscase op

Een businesscase voor AI-verslaglegging heeft maar vier ingrediënten. Je hoeft geen ingewikkeld model te bouwen; met deze vier kom je een heel eind:

• Bespaarde tijd per verslag of per week. Hoeveel minuten rapportagetijd win je terug per medewerker?
• Loonkosten per uur. Wat kost die tijd, inclusief werkgeverslasten?
• De systeemkosten. De licentie per medewerker, plus een organisatie-basis en eenmalig de hardware.
• De kwalitatieve baten. Behoud van personeel, betere dossiers, controleerbaarheid — moeilijker in euro's te vangen, maar vaak doorslaggevend.

De kernsom is: (bespaarde uren × uurtarief) − systeemkosten = netto jaarwinst. Het handigste ijkpunt is het break-evenpunt: hoeveel tijd moét je besparen voordat het systeem uit kan? Bij een licentie van 45 euro per maand en een uurtarief van 30 euro is dat 1,5 uur per medewerker per maand. Zit je op een staffeltarief van 22 euro, dan zakt de lat naar drie kwartier per maand. Alles wat je daarboven bespaart, is winst.

De inputs, onderbouwd met bronnen

Een businesscase is zo sterk als zijn aannames. Daarom hier de vier inputs, elk met een bron en bewust aan de voorzichtige kant gekozen.

Hoeveel tijd gaat er nu in administratie? Het CBS meet dat medewerkers in zorg en welzijn gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie besteden; bij huisartsen en ziekenhuizen is dat 36 procent en in de jeugdzorg 38 procent [1]. Adviesbureau Berenschot komt voor de langdurige zorg op 34 procent, terwijl medewerkers zelf 23 procent acceptabel vinden [2]. In het Integraal Zorgakkoord is afgesproken dat toe te werken naar maximaal 20 procent in 2030 [3]. De cijfers achter die regeldruk staan uitgebreid in 31–36% administratietijd: de cijfers achter de regeldruk.

Hoeveel tijd bespaart AI-verslaglegging? Een grote multisite-studie in JAMA (2026), uitgevoerd in vijf academische centra, vond dat een ambient AI-scribe de documentatietijd met 16 minuten per consult verlaagde en de totale tijd in het dossier met 13,4 minuten per consult [4]. Voor onze rekenvoorbeelden gaan we bewust een stuk lager zitten: we rekenen met 1,5 uur bespaarde rapportagetijd per medewerker per week. Dat komt neer op zo'n 18 minuten per werkdag — ruim onder wat het onderzoek in een enkele dag laat zien.

Wat kost die tijd? Een verzorgende IG verdient volgens de CAO VVT ongeveer 2.735 tot 3.592 euro bruto per maand, bij een voltijdsweek van 36 uur en 1.872 werkbare uren per jaar [6]. Inclusief de gebruikelijke werkgeverslasten van ongeveer 30 procent komen we conservatief uit op een all-in uurtarief van 30 euro. Hoger opgeleide of gespecialiseerde medewerkers kosten meer, dus dit is een ondergrens.

Wat kost het systeem? Voor de rekenvoorbeelden gebruiken we de tarieven voor zorg en non-profit: vanaf 45 euro per medewerker per maand, met staffels tot 22 euro voor grotere organisaties, plus een organisatie-basis van 1.200 tot 2.800 euro per jaar. De centrale computer — de Kern, één Mac in je eigen pand — koop je zelf eenmalig aan. We rekenen met 46 werkbare weken per jaar (na aftrek van vakantie en verlof).

Rekenvoorbeeld: kleine praktijk (5 medewerkers)

Neem een kleine praktijk of team van 5 medewerkers. De besparing per medewerker: 1,5 uur × 46 weken × 30 euro = 2.070 euro per jaar. Voor het hele team:

• Besparing: 5 × 2.070 = 10.350 euro per jaar.
• Kosten: 5 × 45 × 12 = 2.700 euro aan licenties + 1.200 euro organisatie-basis = 3.900 euro per jaar. Daarnaast eenmalig een Mac als de Kern (koop je zelf).
• Netto: ongeveer +6.450 euro per jaar — de investering is ruim binnen het eerste jaar terugverdiend.

Zelfs als je de besparing halveert tot drie kwartier per medewerker per week, blijf je met ruim 5.000 euro besparing boven de kosten. De businesscase is bij een klein team dus niet spannend, mits de tijdwinst echt landt.

Rekenvoorbeeld: middelgrote organisatie (30 medewerkers)

Bij 30 medewerkers schaalt de besparing lineair mee, terwijl de organisatie-basis maar beperkt stijgt:

• Besparing: 30 × 2.070 = 62.100 euro per jaar.
• Kosten: 30 × 45 × 12 = 16.200 euro + circa 2.000 euro organisatie-basis = 18.200 euro per jaar. Een staffelkorting op het tarief per medewerker maakt dit in de praktijk vaak lager.
• Netto: ongeveer +43.900 euro per jaar.

Hier begint het effect van staffels en van één gedeelde organisatie-basis zichtbaar te worden: de kosten per medewerker dalen naarmate je met meer bent, de besparing per medewerker niet. Dat is precies waarom de businesscase sterker wordt met de omvang.

Rekenvoorbeeld: grote instelling (120 medewerkers)

Bij een grote instelling van 120 medewerkers geldt het laagste staffeltarief van 22 euro per medewerker per maand:

• Besparing: 120 × 2.070 = 248.400 euro per jaar.
• Kosten: 120 × 22 × 12 = 31.680 euro + 2.800 euro organisatie-basis = 34.480 euro per jaar.
• Netto: ongeveer +213.920 euro per jaar — een verhouding van meer dan zeven euro opbrengst per euro kosten.

Let op de nuance: één Kern heeft een eindige capaciteit. Bij honderd-plus medewerkers met veel gelijktijdige gesprekken heb je mogelijk een zwaardere of tweede Mac nodig — een eenmalige uitgave die tegenover ruim twee ton jaarlijkse besparing in het niet valt.

Wat de rekensom niet vangt

De euro's zijn maar de helft van het verhaal. Drie baten laten zich lastig in een spreadsheet vangen, maar wegen vaak zwaarder dan de tijdwinst:

• Personeelsbehoud. Het personeelstekort in zorg en welzijn groeit richting de 190.000 medewerkers in 2033 [5]. Administratielast is een bekende reden om de zorg te verlaten. Elke medewerker die blijft omdat het werk weer over de cliënt gaat in plaats van over het dossier, is een besparing die geen enkel licentiemodel kan evenaren — werving en inwerken van één zorgprofessional kost al snel een veelvoud van een jaarlicentie.
• Dossierkwaliteit en controleerbaarheid. Een AI-concept is completer en consistenter dan een verslag dat 's avonds moe uit het hoofd wordt getypt. Bij Verbinn is bovendien elke zin klikbaar naar de letterlijke bronregel in het gesprek, zodat je een verslag kunt controleren in plaats van blind vertrouwen. Dat maakt geen enkel verslag foutloos, maar wel controleerbaar.
• Draagvlak. Een businesscase op papier is niets waard als het systeem in de la belandt. De besparing ontstaat alleen als medewerkers het echt gebruiken. Hoe je dat draagvlak opbouwt, lees je in Draagvlak bij medewerkers: van "weer een systeem" naar "dit wil ik houden".

Reken je businesscase dus eerlijk door — met je eigen aantallen, je eigen uurtarief en een besparing die je durft waar te maken — maar behandel de kwalitatieve baten niet als bijzaak. Wil je de afspraken hierover goed vastleggen, dan helpt AI-beleid schrijven voor je zorgorganisatie (met modelbeleid) je op weg.